Eventos y Estructuras de Servicios

No cabe duda de que una planificación de servicios para cualquier evento debe estar reglada por la producción, si no lo hacemos se nos puede ir de las manos y los costes darán más de un dolor de cabeza. El primer encuentro entre el jefe de producción y el event design será una ardua tarea, similar a ingeniero con arquitecto.
La estructura de servicios de un evento se complica en base a su duración, tipo de evento y también tipo de servicios (bar, restaurante, vip). Aunque el riesgo en planificar una zona gastro para un concierto de un afamado artista durante un día concreto, es similar a estructurar un servicio de restauración y catering para un torneo de tenis que duré dos semanas. Y hablo de complicación porque desde la producción tendrán que estimar que consumo medio puede haber entre los asistentes para desarrollar un plan de viabilidad que pueda soportar el servicio, sus costes y buscar la máxima rentabilidad posible, a muy corto o a corto plazo, no existe el largo.
Desde el punto de vista de un espectáculo podríamos resumir sus necesidades en los presupuestos necesarios para ejecutarlo: sonido requerido por el artista, el rider técnico, las necesidades de este, adecuación de camerinos, catering, transporte, alojamiento, producción publicitaria, etc… esa la valoración de costes estará supeditada por las ventas de entradas, los patrocinadores, y con un poco de suerte la colaboración o subvención de alguna Administración Pública. Sin embargo, la instalación de servicios de comida y bebida será uno de los retos más complicados. Estimar el consumo será una verdadera apuesta. ¿Cuándo habrá más consumo? ¿antes del concierto? ¿durante? ¿en el intermedio? ¿Cuánto personal hará falta si se han vendido 15 mil entradas? ¿y si son 30 mil? Sin duda en este caso la producción deberá acudir a una buena estrategia para que su estructura de servicios no obtenga pérdidas. Para ello deberá de planificar la accesibilidad a los puntos de comida y bebida, la duración del descanso, y por qué no, recurrir a fórmulas de venta, como la posibilidad de comprar bonos food&drink por internet para dicho concierto, que sean más económico que la tarifa in situ.
Si ampliamos la duración del evento, imaginemos un festival de música de varios días, pues evidentemente la gestión y la planificación se multiplica.
¿Y qué pasa cuando desarrollamos la estructura de servicios para un evento de larga duración con diferentes tipos de tratamientos? En ese caso la organización requerirá de una producción más que estudiada. La improvisación durante la misma jornada puede ocasionar en muchos casos daños irreparables. Para ello una de las mejores soluciones es elaborar en primer lugar una buena estrategia de ventas previas al evento, que estimen el numero de asistentes y los servicios requeridos.

Mario Ojeda Sierra

Event Design en Great & Garbo